如何选择Word文档还是Axure文档来写PRD？

一直以来，我都习惯在Axure上写需求说明。
但是，也有不少公司或者技术习惯使用word文档的PRD。
确实，Word文档形式的PRD有其存在的价值，一来方便存档，二来也能够方便习惯使用Word文档的技术，三来还方便发邮件做报告，四来还能够对于一些有较复杂流程，需要用到各种图示的产品项目，word文档也方便贴图。

既然Word文档的PRD有那么多好处，是不是所有的产品项目都用Word文档来写PRD？

一、如何选择Word文档还是Axure文档写PRD

在我看来，Word文档和Axure文档各有优劣，可根据实际情况选择合适的方式。
Word文档的PRD是较为传统并且较成熟的表述方式，其优劣如下：

优势：

1、方便存档，方便交接和传播（传递）
2、方便习惯使用Word文档的技术
3、方便发邮件做报告
4、还对于一些有较复杂流程，需要用到各种图示的产品项目，Word文档方便贴图。

劣势：

1、原型和需求文档需要不断切换，使用不方便
2、层次感不足，文字较多，容易遗漏部分重要的需求点
3、产品经理在写需求文档的时候，也需要不断切换原型和Word文档，操作不方便
4、产品经理写需求文档不能很好地直接对照原型进行描述，容易漏掉部分需求说明
5、Word文档的文字较多，页数较多，维护起来不方便

同样的，在Axure上写需求说明，也有其优劣势，其优劣如下：

优势：

1、于技术而言 ，无需来回切换原型和Word文档，方便理解需求
2、于产品而言，无需来回切换原型和Word文档，方便描述需求逻辑
3、于产品而言，方便维护需求说明，有需要修改的，在修订记录中记录修改的地方，在对应的原型修改说明，可以标注为红色表示修改过

劣势：

1、不方便存档归档（相对Word文档而言）
2、不利于发邮件和做报告
3、Axure的需求说明不方便贴图，不太适合需要更多图示来辅助理解需求的功能/项目
（如果是APP类型，不使用Axure提供的需求说明，直接在原型里面写需求说明的方式也不存在该问题）

经过一番对比，既然这两种方式各有优劣，那该如何选择？
对于中小型项目，需要快速出原型，并快速迭代的项目，建议直接在原型上写需求说明，快速给技术提供原型和需求说明文档。
对于流程复杂，特别是一些后台类型的项目，可使用Word文档。因为需要加入流程图、类图、时序图之类的图示辅助技术理解需求，Word更方便贴图。
很多产品在画原型和写需求说明的时候，习惯将需求说明写在原型里面，并用辅助线来连接需求说明和对应的功能（组件），个人认为，这种方式不是很好，虽然我曾经也是这么写的。至于为什么不好，可以继续往下读。
如果你习惯了使用Axure来写需求文档，如何克服Axure存在的缺陷？也就是克服上面所提到的Axure写需求文档的劣势。

二、如何同时兼顾Axure需求文档和Word需求文档

因为我习惯在Axure上直接写需求说明，所以我曾经一直思索着如何才能够让Axure能够克服其劣势，并兼顾习惯使用Word文档的技术。
如何解决上面所提到的Axure写原型文档的劣势？
1、不方便存档归档（相对Word文档而言）——导出Word文档，用于存档归档
2、不利于发邮件和做报告——导出Word文档，用于发送邮件和做报告
3、Axure的需求说明不方便贴图，不太适合需要更多图示来辅助理解需求的功能/项目——在Axure中增加独立的一个页面用作附加的说明，将流程图、类图、用例图、时序图等贴在该页面，作为附加说明。
导出Word文档的前提，是在Axure中写需求文档时要规范编写。也就是我再前面说到的，建议不要在原型里面写需求说明的原因了。因为：
1、在原型里面写需求说明，会影响原型的内容，特别是后台类型的产品原型，影响开发阅读和理解原型
2、直接在原型里面写需求说明，影响虽然较直观，但是不利于存档、做报告等，也不利于做需求文档的维护，加深了上面所提到的Axure劣势
相信不少人都知道Axure能够导出Word文档，但是真正将这个功能用起来的人并不多。其实这个功能还是蛮好用的。这里介绍一下如何通过Axure自带的功能写需求文档，并导出Word文档。做到Axure需求文档和Word需求文档同时兼顾，并且维护的时候能够同步。

（在Axure中写需求文档）

（生成的Html原型文档）

（导出Word需求文档）

以上三张图片是使用Axure 9.0来画原型和导出Word需求文档的，同样的，Axure 8.0也能够导出Word需求文档，Axure 9.0有一个比较好的就是，需求说明中的序号能够和元件中的序号对应上，并且可以修改序号。这样就不需要通过用线条将原型中的组件和需求文档进行连接了，减少线条对原型界面的干扰。

（Axure需求说明文档和Word需求说明文档的对应关系）

通过上面的对比图，可以了解Axure需求文档和Word需求文档的对应关系。根据上面的对照图，下面简单说一下主要的步骤：
导出的Word需求文档，主要有3~5部分组成：页面概述、用户界面（原型截图）、需求说明（元件说明）、交互说明、（母版说明）。我常用的是前三部分，把交互说明也在需求说明中写上了。

第一步：定义元件字段

建议只需要默认的一个自定义元件字段即可，可以改名为（需求说明），改名步骤图如下图。因为元件说明的字段是需求说明表格中的每一列，也就是说，自定义元件的字段越多，表格就越宽，Word文档的宽度有限，所以不建议设置过多的自定义元件字段，如果想要区分更细的话，可以在这一个字段下面分点写，如：在需求说明中写上“功能介绍、交互说明、逻辑描述”等等。

第二步：写需求说明

在定义的元件字段中写需求说明。说个题外话，Axure有个不太好的是，不能够直接在需求说明中贴图，也没有删除线（修改文档用删除线更容易区分），如果Axure能够将需求说明（元件说明）的地方改成富文本的形式，增加贴图和删除线就更完美了。

第三步：导出Word需求说明

点击“发布——生成Word说明书”（Ctrl+Shift+D）

第四步：调整要输入的内容

上面提到导出Word需求文档有3~5部分组成，这一步就是设置所需要生成的内容格式的。下面把我所设置的分享出来，就不细说里面的设置了，自己可以自行尝试一下。

（页面设置）

（母版设置）

因为我这里的原型涉及的模板只有整体框架和底部版权两个母版，没有需要特别说明的，所以不需要生成模板的说明。

（属性设置）

（快照设置——原型截图）

（元件设置——需求说明）

（布局设置）

（模板设置）

经过规范编写Axure需求文档之后，导出的Word需求说明文档就比较规范了。
原型规范化、需求说明文档规划化，生成的Html原型以及导出的Word需求说明文档既能满足具有不同使用习惯的开发人员，也方便自己维护文档。